Ugovor o obradi podataka
1. Strane i uloge
Voditelj obrade: korisnik usluge, odnosno porezni obveznik koji Evidnu proslijeđuje svoje račune. Izvršitelj obrade: FIST, obrt za programiranje, vl. Filip Štivičić, Svetog Roka 54, 34000 Požega, OIB 61866453843.
Voditelj određuje svrhu i sredstva obrade. Evidno osobne podatke obrađuje isključivo po njegovim uputama, a upute su u praksi radnje koje voditelj sam pokreće u aplikaciji ili proslijeđivanjem računa na svoju adresu u sustavu.
2. Predmet i trajanje
Obrada se sastoji od sljedećih radnji, i ne obuhvaća ništa izvan njih:
- zaprimanje računa koje voditelj proslijedi e-poštom;
- očitavanje dobavljača, datuma, valute i iznosa iz priloženog dokumenta;
- preračunavanje u euro po srednjem tečaju Hrvatske narodne banke na datum računa;
- sastavljanje obrasca PDV-S i stavljanje datoteke voditelju na preuzimanje;
- čuvanje izvornog dokumenta uz zapis na koji se odnosi.
Obrada traje dok traje pretplata, odnosno dok postoji korisnički račun. Po prestanku Evidno podatke briše u roku od 30 dana, osim ako propis nalaže dulje čuvanje. Obveza čuvanja računovodstvene dokumentacije je obveza voditelja, pa voditelj prije prestanka ugovora treba preuzeti svoje podatke i dokumente.
3. Vrste podataka i kategorije ispitanika
| Kategorija ispitanika | Vrste podataka |
|---|---|
| Korisnici aplikacije | E-pošta, ime, hashirana lozinka |
| Porezni obveznik (voditelj), kad je fizička osoba ili obrt | Naziv, OIB i adresa. Ti se podaci upisuju u zaglavlje obrasca PDV-S jer ih obrazac zahtijeva. |
| Osoba koja sastavlja prijavu | Ime i prezime. Upisuju se u obrazac PDV-S u polje ObracunSastavio, kako obrazac zahtijeva. |
| Osobe navedene na proslijeđenim računima | Naziv i adresa dobavljača te PDV/porezni identifikator. Kod dobavljača koji je fizička osoba ili obrt to su osobni podaci. Dokument može sadržavati i ime kontakta kod dobavljača, koje Evidno ne izdvaja, ali ostaje u sačuvanom dokumentu. |
Ne obrađuju se posebne kategorije osobnih podataka iz čl. 9 Uredbe, ni podaci o djeci, ni podaci o zaposlenicima voditelja.
4. Obveze izvršitelja
- Obrada isključivo po dokumentiranim uputama voditelja.
- Obveza povjerljivosti za sve osobe s pristupom podacima.
- Tehničke i organizacijske mjere iz čl. 6.
- Pomoć voditelju u odgovaranju na zahtjeve ispitanika.
- Brisanje ili povrat podataka po prestanku ugovora.
- Stavljanje na raspolaganje svih informacija potrebnih za dokazivanje usklađenosti.
- Pomoć voditelju kod procjene učinka na zaštitu podataka i prethodnog savjetovanja s nadzornim tijelom, u mjeri u kojoj je to potrebno s obzirom na narav obrade i podatke kojima Evidno raspolaže.
- Obavještavanje voditelja bez odgode ako Evidno smatra da neka njegova uputa krši Uredbu ili drugi propis o zaštiti podataka.
Preuzimanje svih podataka i brisanje računa voditelj pokreće sam u aplikaciji,
bez posredovanja Evidnog i bez čekanja: GET /account/export vraća
sve što o organizaciji držimo u strojno čitljivom obliku (čl. 15. i čl. 20.
Uredbe), a POST /account/delete trajno briše (čl. 17.). Obje
radnje može izvršiti samo vlasnik računa, a brisanje traži da se naziv
organizacije upiše kao potvrda.
5. Podizvršitelji
Voditelj daje opću suglasnost za sljedeće podizvršitelje:
| Podizvršitelj | Svrha | Lokacija |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Poslužitelji i pohrana | Njemačka |
| Stripe Payments Europe | Naplata pretplate | Irska / SAD |
| Anthropic PBC | Očitavanje sadržaja proslijeđenog računa. Dokument se ne koristi za treniranje modela. | SAD |
| Mailgun Technologies, Inc. (Sinch) | Dostava i zaprimanje poruka e-pošte | EU regija (društvo u SAD-u) |
O namjeri uvođenja novog podizvršitelja ili zamjene postojećeg Evidno obavještava najmanje 30 dana unaprijed. Voditelj u tom roku može uložiti prigovor; ako prigovor nije moguće razriješiti, voditelj može raskinuti ugovor bez naknade i bez otkaznog roka, uz povrat razmjernog dijela unaprijed plaćene pretplate.
6. Sigurnosne mjere
- Šifriranje prometa (TLS 1.2+).
- Lozinke pohranjene kao bcrypt hash.
- Baza podataka nije izložena javnoj mreži.
- Pristup poslužitelju isključivo SSH ključem, bez lozinki.
- Odvojeni pristup po organizaciji; podaci jednog klijenta nisu dostupni drugom.
- Dolazna e-pošta provjerava se HMAC potpisom pružatelja; poruke bez ispravnog potpisa odbacuju se.
- Dnevne sigurnosne kopije baze.
- Trajni zapis izmjena: tko je, što i kada promijenio.
7. Povrede osobnih podataka
Evidno obavještava voditelja bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, s opisom povrede, kategorijama i približnim brojem ispitanika te poduzetim mjerama.
8. Prijenos izvan EGP-a
Podaci se pohranjuju u Njemačkoj. Poruke e-pošte obrađuju se u EU regiji pružatelja. Prijenosi prema podizvršiteljima izvan EGP-a — očitavanje sadržaja računa i naplata pretplate — temelje se na standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije.
9. Revizija
Voditelj ima pravo jednom godišnje zatražiti dokaze o usklađenosti, uz najavu od 30 dana i uz uvjet da to ne ugrožava sigurnost podataka drugih klijenata.
10. Demo adresa nije obuhvaćena ovim ugovorom
Za račun proslijeđen na demo adresu ne postoji odnos voditelja i izvršitelja jer ne postoji korisnički račun ni pretplata. Za tu obradu Evidno je voditelj obrade i opisana je u Politici privatnosti. Proslijeđeni dokument tada se ne pohranjuje: obradi se i odbaci, a sačuva se samo kriptografski jednosmjerni zapis adrese pošiljatelja radi ograničavanja broja zahtjeva.